POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

3INNOVA S.A.S. es una empresa comprometida con la ley de protección de los datos personales. Es por ende que concentrando su labor en el estricto cumplimiento normativo y siguiendo los parámetros exigidos por el artículo 13 del Decreto 1377 del 2013 da a conocer la política de tratamiento de información personal. El contenido del presente documento responde cabalmente a las obligaciones exigidas por el marco legal referente a la protección de datos, observándose la existencia de un deber por promover una cultura de respeto al tratamiento de la información personal.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE.
3INNOVA S.A.S. es una empresa que gracias a su experiencia profesional quiere brindar un mecanismo inteligente para incrementar la productividad a través del conocimiento práctico.

Los datos de identificación y contacto son:
a. RAZÓN SOCIAL: 3INNOVA S.A.S.
b. NIT: 900.897.653
c. DOMICILIO PRINCIPAL: Bogotá.
d. DIRECCIÓN: CL. 23 NO. 74B – 03.
e. CORREO ELECTRÓNICO: info@3innova.co
f. SITIO WEB: www.3innova.co

2. NORMATIVIDAD APLICABLE.
Las normas que principalmente rigen el tratamiento de datos en Colombia son:

– Constitución Política de Colombia (Artículo 15).
– Ley Estatutaria 1581 de 2012.
– Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
– Decreto Reglamentario 886 de 2014.

Adicionalmente, la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC- ha expedido circulares que reglamentan las leyes y decretos relacionados.

3. DEFINICIONES.
Para la correcta interpretación y aplicación de la presente política se definen los siguientes conceptos:
a. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
b. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
c. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada a la identificación del Titular.
d. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
e. Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, información sobre gustos, intereses y tendencias.
f. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g. Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, y los datos de contacto personal.
h. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, antecedentes médicos y quirúrgicos, y los datos biométricos.
i. Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de 3INNOVA S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
j. Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
k. Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
l. Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide sobre la administración de las bases de datos y la gestión de los datos personales.
m. Titular del dato: Persona natural que ostenta la titularidad y propiedad de los datos sobre los cuales 3INNOVA S.A.S. realiza cualquier tipo de tratamiento.
n. Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a 3INNOVA S.A.S.
o. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
p. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
q. Tratamiento: Cualquier operación física o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

4. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
3INNOVA S.A.S. cuenta con talento humano altamente capacitado en buenas prácticas para la gestión de información personal y está comprometido con la protección de datos personales. El actuar siempre respeta los siguientes principios:
Principio de libertad. Se tratan datos siempre y cuando el titular lo autorice.
Principio de necesidad. Se tratan los datos necesarios y pertinentes.
Principio de finalidad. Se tratan datos con finalidades claras y legítimas.
Principio de veracidad. Se tratan datos correctos y veraces.
Principio de acceso y circulación restringida. No se publican datos en sitios e riesgo.
Principio de seguridad. Se tratan datos bajo medidas apropiadas y seguras.
Principio de confidencialidad. No se viola la reserva del dato.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
3INNOVA S.A.S. utiliza la información que suministran los titulares de datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
1) Mantener comunicación y contacto constante con los usuarios sobre las condiciones y características de los servicios ofrecidos por 3INNOVA S.A.S.
2) Desarrollar los servicios o productos contractualmente acordados.
3) Realizar ofertas y promociones a los usuarios de 3INNOVA S.A.S.
4) Proveer a los usuarios de 3INNOVA S.A.S. el acceso a los productos y/o servicios contratados.
5) Realizar campañas publicitarias para la prospección comercial de los productos y servicios de 3INNOVA S.A.S.
6) Suscribir los contratos y convenios requeridos con los clientes, y proveedores.
7) Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
8) Iniciar el proceso de selección y contratación de trabajadores, junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, exámenes médicos de ingreso y egreso, programas de vigilancia epidemiológica, entre otros.
9) Contactar a las referencias de los usuarios, Proveedores, Contratistas y aspirantes a trabajadores para verificar los datos relacionados en las diferentes solicitudes.
10) Realizar el proceso de evaluación, selección y contratación de los Proveedores y Contratistas.
11) Contactar vía telefónica, correo electrónico y comunicación escrita, a los usuarios, en caso de que alguno de estos incurra en mora con las obligaciones contraídas por estos a favor de 3INNOVA S.A.S.
12) Reportar la información tributaria a las entidades competentes.
13) Atender las peticiones, quejas o reclamos que presenten los usuarios y dar respuesta oportuna a los inconvenientes que puedan generarse en la prestación de los servicios.
14) Tomar evidencia fotográfica de la organización de eventos, capacitaciones, y publicarlas en medios internos o externos.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Las personas cuya información personal son objeto de tratamiento tienen la calidad de titulares, en virtud de la cual podrán ejercer los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
b. Obtener prueba de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos, salvo cuando el consentimiento se encuentre exceptuado como requisito para el tratamiento.
c. Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de 3INNOVA S.A.S.
d. Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
e. Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

7. RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
De conformidad con el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, la consulta de información personal que realice el titular será gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Por lo anterior, en las consultas que se presenten con una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, 3INNOVA S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no procederá cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos de 3INNOVA S.A.S.
Así mismo, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

8. CANALES DE ATENCIÓN.
3INNOVA S.A.S. pone a disposición de los titulares los siguientes canales de comunicación destinados a la recepción de consultas y reclamos relacionados con la protección de sus datos personales:
a. Correo Electrónico: info@3innova.co

9. ÁREA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para garantizar la atención oportuna de las consultas y reclamos que se presenten ante info@3innova.co, se ha designado al área de Atención al cliente como encargada de la recepción, direccionamiento y respuesta a las solicitudes de los titulares en materia de protección de datos personales. El área designada tendrá la responsabilidad de asegurar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. Así mismo, deberá supervisar el funcionamiento de los canales de atención definidos y verificar que las respuestas se comuniquen en el término legal correspondiente.

10. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que la misma haya sido recibida a través de los canales de comunicación dispuestos para el efecto. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la prórroga y se indicará la nueva fecha en que se dará respuesta a su solicitud, que en ningún caso excederá los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que el mismo haya sido recibido a través de los canales de comunicación definidos. Si el reclamo no cumple con el contenido mínimo requerido en la presente política o se encuentra incompleto, se comunicará esta situación al interesado, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las falencias existentes. Si transcurridos dos (2) meses desde que el interesado fue requerido, este no hubiere corregido la solicitud o aportado la información, se entenderá abandonado el reclamo y se procederá a su archivo definitivo.

10.1. CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD.
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
a. Estar dirigida a 3INNOVA S.A.S.
b. Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación)
c. Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo
d. Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail)
e. Anexar los documentos que se quieren hacer valer (especialmente para reclamos)

10.2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN.
La información personal sólo podrá ser suministrada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
a. El titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad.
b. Las personas autorizadas por el titular del dato o por la ley.
c. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

11. RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SITIO WEB
El sitio web www.3innova.co, es la plataforma dispuesta para divulgar información, el portafolio de sus servicios y productos.
Cuando el titular proporcione su información a través del sitio web reconoce que su información será compilada y tratada como se indica en esta Política, y manifiesta su aprobación frente a dicho tratamiento.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir de Junio de 2018.
Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos.

13. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La vigencia de las bases de datos corresponderá al tiempo en que se mantengan las finalidades que justifican su tratamiento.